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https://nccur.lib.nccu.edu.tw/handle/140.119/124830
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| Title: | 政府機關電子檔案風險評鑑指標之研究
A study on risks and evaluation criteria of electronic records in governmental agencies |
| Authors: | 陳龍田 |
| Contributors: | 林巧敏
陳龍田 |
| Keywords: | 電子檔案
疊慧法研究
政府機關
風險管理
Electronic records
Governmental Agencies
Risks and Evaluation Criteria
Delphi Studies |
| Date: | 2019 |
| Issue Date: | 2019-08-07 16:27:24 (UTC+8) |
| Abstract: | 電子檔案的管理仍是一個持續發展中的議題，顯見目前的電子檔案管理應有尚未辨識出的風險存在，搭配近來我國政府機關越來越廣泛使用電子檔案的現況，若能早日辨識出我國政府機關的電子檔案目前面臨到的風險應有助於日後的管理。
本研究首先透過閱讀國內外與電子檔案管理相關的文獻對實行電子檔案風險評鑑的做法與使用指標有相當的認識後，修改與整理產生初步的73項電子檔案風險管理指標，並將其以九個構面分類，分別是人員與員工異動、檔案歷經轉換階段、未授權的使用、策略管理、檔案定位與關聯性、資訊系統、電子檔案的清理、電子檔案的損毀、電子郵件與社群軟體訊息。
後續搭配臺灣具檔案學或檔案管理相關背景的學者專家為對象所執行的三回合疊慧法研究，最終產出電子檔案管理風險的評鑑指標共63項，並且維持前述九個構面的分類，所有指標皆具有一定程度的共識性與一致性。
研究結果除了蒐集各國相關指標並產出經三輪疊慧法專家驗證而適用於我國政府機關電子檔案的風險管理指標以外，本研究認為管理電子檔案有其應注重的面向以及發展出通用於我國各政府機關的電子檔案風險管理方式以及評鑑檢核表具相當可行性。
本研究建議政府機關對電子檔案的管理上，應特別注重制定策略，並可開始重視電子郵件與訊息的管理需求，而在資訊系統的選擇方面則無論是主管機關或是採購機關皆應建立協助確認電子檔案資訊系統功能是否完善的機制，如此以來可預先解決諸多與電子檔案相關的風險。
The management of electronic records is a developing issue. There is no doubt that various risks are still being unidentified. Given that our governmental agencies are now using electronic records for more and more purposes, it should be useful to manage electronic records if we can identify the risks our governmental agencies are facing currently.
By reviewing various related studies, this study has gained basic understandings about evaluating the risks of electronic records in governmental agencies and the criteria being used. This study then modifies and integrates these criteria in order to apply them into further study. First, 73 criteria were discovered and were grouped into 9 categories. These categories are faculties rearrangement, change management, unauthorized access, plans and policies, positioning and relating electronic records, electronic record system, disposal of electronic records, breakdown of electronic records, email and social media message as electronic records.
Next, Scholars and experts with archival backgrounds carried out a 3-rounds Delphi investigation to review these criteria. At the end, 63 criteria have been verified and therefore created with the groupings of 9 categories as mentioned before. All criteria have reached appropriateness and consensus to some degree.
The result not only collects different risk criteria and creates verified, tailor-made criteria for governmental agencies in Taiwan, but also discovered that certain aspects should be checked while managing electronic records. Furthermore, developing a universal evaluating method and checklist for all sorts of governmental agencies is feasible.
This study suggests that governmental agencies should pay additional attention to making plans and policies while managing electronic records. Email and social media message are also rising issues and need further instructions from the officials. Last but not least, establishing required mechanism before acquiring new electronic record system really matters for both government officials and governmental agencies. In that case, lots of risks related to electronic record management will be solved beforehand. |
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| Description: | 碩士
國立政治大學
圖書資訊與檔案學研究所
106155019 |
| Source URI: | http://thesis.lib.nccu.edu.tw/record/#G0106155019 |
| Data Type: | thesis |
| DOI: | 10.6814/NCCU201900498 |
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