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https://nccur.lib.nccu.edu.tw/handle/140.119/106913
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| Title: | 整合式公文處理系統對文書處理流程影響初探─以臺北市政府為例
The effect of integrated official document system on document process：a case study of the taipei city government |
| Authors: | 高瑾螢
Kao, Chin Ying |
| Contributors: | 蕭乃沂
Hsiao, Nai Yi
高瑾螢
Kao, Chin Ying |
| Keywords: | 公文電子化
整合式公文處理系統
文書處理流程
資料治理
公文系統規劃
Electronic official document
The integration of electronic official document system
Document processing
Data governance
System planning |
| Date: | 2017 |
| Issue Date: | 2017-03-01 17:20:18 (UTC+8) |
| Abstract: | 藉由資通訊科技改善資訊與服務傳遞品質，打造良善治理環境，是各國政府持續努力之目標。公文是政府機關對內進行公務溝通及記錄施政沿革、對外做成決定及意思表示的展現，其處理效率及品質影響民眾觀感甚鉅，因此我國自1987年起即著手規劃公文電子化作業，採分階段推動公文電子化，終於2012年完成公文處理全程電子化最後一哩路。而在分階段建置公文處理子系統以成就全程電子化下，各子系統介接整合對於文書處理流程影響成了值得關注議題。
檢視過往研究多僅關注特定公文處理子系統對於組織、使用者影響，聚焦系統成功模式、關鍵成功因素等研究，未有從整體公文處理流程面檢視公文系統整合對於文書處理流程效益之研究，因此本研究透過個案訪談方式，從公文處理流程面探討介接式公文處理系統問題作為未來整合式公文處理系統規劃改進之道，並進一步探討完善規劃下之整合式公文處理系統在文書處理、業務應用面之效益。
經由訪談發現，現行介接式公文處理系統在規劃面計有三大問題：第一，未從文書處理流程角度檢視公文處理系統整合需求，導致不同文書流程點人員重複做白工；第二，未將文書規範納入系統設計，使得公文格式常不符文書規範，降低公文品質；第三，公文處理系統以文書流程點人員操作邏輯設計，不符文稿處理人員線上簽核操作需求，在此類人員上線操作系統後，凸顯出公文處理系統介接整合重要性。
因此本研究建議未來規劃整合式公文處理系統時，應注意從公文處理流程面檢視公文處理系統間垂直與水平整合需求，可透過成立公文專案小組方式，盤點各業務與公文處理關係，並擴增使用者需求之蒐集，藉由專案小組機制增加機關間橫向聯繫與溝通，以避免文書作業規範與公文處理系統功能不符之窘境。
此外，本研究亦發現，奠基前述整合式系統規劃下，除了簡化文書處理各角色人員實質工作內涵之外，透過公文處理系統與其他業務資訊系統整合，可進一步達到訓練資源集中化、降低系統開發成本、提升人力運用效率及提升公文承辦品質等效益。最後，整合後公文處理系統附加文書作業面以外效益則有改善行政流程、簡化列管程序、輔助高層決策判斷及基層掌握業務等效益。
Improving the quality of information and services by means of information technology and building a good governance environment is the goal of sustained efforts by governments. Official documents not only record the history of governance but also express the decisions made by the government whose efficiency and quality impact on public opinion deeply. So, since 1987, the government started planning electronic official document (EOD) system in gradual stages, and finally completed the last mile of the EOD system in 2012. After all EOD subsystems have full digitization, the impact of the integration of EOD system on the document processing has become worthy of attention.
The past EOD research focuses on the impact of the specific EOD subsystems on organizations or users, and information systems success model or key success factors, etc. The relevance studies seldom discuss the benefits of the integration of EOD subsystems with the document processing from the holistic viewpoints. This study explores the problem of the integration of EOD subsystems from the document processing, in order to improve the integration of EOD system planning and furthermore to realize the benefits of document processing or business application through a case study of Taipei City Government.
According to the interviews with the domain experts, three major problems are found. First, the integration of data fields between EOD subsystems remains poor, resulting in work repetition of the staff. Second, the planning of the EOD system appears less attentive to the document specification, resulting in the inconsistency among the document formats and quality reduction. Third, the design of the EOD system is not user-friendly for the manuscript staff, resulting in operating inconvenience and highlighting the importance of the EOD subsystems.
Accordingly, this study suggests that the government should pay more attention to the vertical and horizontal integration from the overall document processing. The government can establish the documentary team composed of all business units to promote communication and collect users’ requirements. In addition, this study also finds that the integration of EOD system can centralize the training resources, thus reducing the development cost and improving the efficiency of human resources and the quality of official documents. In summary, the additional benefits of EOD integration improve the administrative processing and procedures and meanwhile assist high-level decision-making and grass-roots management. |
| Reference: | 一、中文部分
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| Description: | 碩士
國立政治大學
公共行政學系
100256034 |
| Source URI: | http://thesis.lib.nccu.edu.tw/record/#G0100256034 |
| Data Type: | thesis |
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